Hvordan skal jeg bruke varsling i digital postkasse?

I eForvaltningsforskriften §8a settes det krav til at forvaltningsorganet skal sørge for at varsel om at enkeltvedtak er fattet blir sendt. Dette betyr at virksomheter som sender ut dokumenter som faller inn under denne paragrafen skal instruere Postkasseleverandøren til å varsle.

Publisert: 08. jun 2018, Sist endret: 05. nov 2018

Typer varsel i digital postkasse

Det finnes to typer varsel i digital postkasse:

  • Innbygger styrt varsel
  • Avsender bestilt varsel

Innbygger styrt varsel er varsler som postkasseleverandør og innbygger avtaler. Det er varsler som sendes ut i henhold til innbygger sine preferanser og ønsker. Det kan være både varsler på e-post og via push varsler i app.

De varslinger en virksomhet bestiller fra postkasseleverandøren kan komme i tillegg til disse varslingene. Erfaringsmessig er åpningsgraden for brev der virksomheten har bestilt varsel høyere enn der det ikke er sendt varsel. Virksomhetene må selv gjøre en vurdering av hvorvidt de skal bestille mer varling enn det som kreves i eForvaltningsforskriften.

Generelt om avsenderbestilt varsel

  • Varslinger i digital postkasse til innbyggere sendes kun på dagtid.
  • Varslinger i digital postkasse til innbyggere sendes kun til innbygger dersom innbygger ikke har gjort seg kjent med brevet.
    • Det vil si at varslinger bestilt av virksomheter kun blir sendt innbygger dersom innbygger ikke har vært inn i postkassen og behandlet brevet.
  • Virksomhetene tilknyttet til digital postkassse til innbygger kan bestille varsling på e-post og/eller sms.
    • Hvilken kanal som velges avgjøres både av virksomhetens kanalstrategi og av hvilke opplysninger som finnes i kontakt og reservasjonsregisteret for den enkelte innbygger.
  • Alle varslinger som bestilles vil bli generert av postkasseleverandørene og kommer fra postkasseleverandørene som avsender.

Krav om varsling

For alle brev som krever varsling i henhold til eForvaltningsforskriften §8a, skal følgende instillinger brukes:

  • Avsender velger selv kanal, EpostVarsel er tilstrekkelig men SmsVarsel kan/må også benyttes
    • Avsender sitt valg er avhengig av innbygger sine registrerte opplysninger i kontakt og reservasjonsregisteret.
  • Repetisjoner settes opp til: 0 og 7
    • Dette vil medføre at Mottaker får en varsling når brevet blir levert og en påminnelse etter 7 dager dersom Mottaker ikke har skaffet seg tilgang til brevet.

Kan jeg bare bestille revarsel?

Ja, som avsender har full fleksibilitet i forhold til hvilke varsler som bestilles. F.eks. kan du velge å varsle ved tilgjengeliggjøring selv og la postkasseleverandøren kun håndtere revarsel etter uke.

Når blir varselet sendt ut dersom forsendelsen kommer på kvelden?

For Digital postmeldinger med varslinger spesifisert på dag 0, som kommer på kveldstid etter at varsling i postkassen er stoppet, så vil dag 0 varselet gå dagen etter. Dette vil ikke forskyve andre varslinger bestilt. For eksempel:

  • Forsendelse sendt kl. 23.00 24.06.2017 uten virkningsdato, blir tilgjengeliggjort i postkassen kl. 23.30 24.06.2017.
    • Forsendelsen har satt opp varsling dag 0 og 7
      • Innbygger varsles 25.06.2017 og 01.07.2017,
      • Merk at det er kun dag 0 som blir forskjøvet.
      • Eventuelt Avsender mottar en VarslingFeiletKvittering seinest enten 26.06.2017 og/eller 02.07.2017

Mer detaljer om varsling fra Digipost

Det sendes ut 4 “ulike” typer varsel:

  1. Digipost “bestilt” e-post-varsel om ny post. E-post går ut til den e-postadressen som er registrert på Digipostkassen. E-post er klar til å gå ut med en gang. I prod kjøres e-post jobber hver fjerde time (merk i test så kjører denne jobben hvert minutt).
  2. Avsender “bestilt” e-post-varsel til KRR-registrert e-postadresse, med egendefinert innhold. E-post er klar til å gå 60 min. etter at Digipostkassen har mottatt posten. Igjen, i prod kjøres e-post jobber hver fjerde time.
  3. SMS-varsel til KRR-registrert mobilnr, med egendefinert innhold. Klar til å gå ut 60 min. etter at Digipostkassen har mottatt posten. SMS sendes umiddelbart etter den er klar til å bli sendt ut.
  4. Digipost generert e-post-varsel etter 7 dager om ny post. E-post går ut til den e-postadressen som er registrert på Digipostkassen. Merk at denne kan også inkludere annen post som er ikke lest og som ble mottat mindre enn 7 dager siden (maks. 2 dager). Denne referer vi til som en “påminnelse”. Denne er ikke relatert til en eventuell e-post som avsender bestiller til å gå ut 7 dager etter brev er mottatt av Digipost.

Deldette

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*