Beskrivelse av utskrifts- og forsendelsestjenesten

Utskrifts- og forsendelsestjenesten tilbyr å skrive ut post på papir, konvoluttere og sende papirpost til innbygger. Tjenesten gjør det mulig for avsendervirksomhetene å sende alle brev gjennom digital postkasse til innbyggere, uavhengig av om innbyggeren har en digital postkasse eller ikke. Tjenesten kan brukes for å sende forsendelser av brev til innbyggere som har reservert seg eller ikke registrert/oppdatert sin kontaktinformasjon.

Publisert: 08. jun 2018, Sist endret: 07. Mar 2019

Post til innbygger adresseres til innbyggers postadresse og sendes til utskrifts- og forsendelsestjenesten via meldingsformidler. Avsender henter postadresse fra Folkeregisteret eller annet egnet register. Brevene som sendes må tilfredstille krav til utforming av brev og vil bli lagt i en konvolutt i henhold til beskrivelsen under.

For en beskrivelse av prosessen for sending av papirpost, les mer på https://begrep.difi.no/SikkerDigitalPost/utkast/forretningslag/forretningsprosess.

Krav til utforming av brev

  • Avsender har to alternativer når tjenesten tas i bruk:

  • Utskriftstjenesten legger på en forside med adresseinformasjon m.m., som er tilrettelagt konvolutten, slik at krav til formatering av brevets forside ikke er så strenge.
    • Dette gir Avsender fleksibilitet i utformingen av brevet og er standard alternativet.
  • Utskriftstjenesten legger ikke på en egen forside men printer adresseinformasjonen rett på brevet forside.
    • Dette gir strenge krav formatet på første side i brevet. se lenger ned. 
  • Uansett hvilke av disse to alternativene som brukes har tjenesten følgende begrensninger:

  • PDF må ha 18 mm venstremarg.
    • Utskriftstjenesten legger på strekkode i venstre kant av arket, som brukes for å kontrollere antall ark pr. konvolutt og ved stopp.
    • Dette kravet valideres ikke, men er avsender sitt ansvar å overholde.
  • PDF må ha A4 (stående) størrelse.
    • For dokumenter som er i letterformat eller tilsvarende, se mer informasjon under.
  • PDF må ha standard PDF-fonter, eller embeddede fonter.
  • PDF-versjon må være 1.0 – 1.7.
    • Andre versjoner kan støttes etter avtale og testing.
  • PDF kan ikke være passordbeskyttet.
  • Utskriftskvalitet er enten 300 DPI sort/hvit eller farge.
  • Fysisk størrelse på PDF bør holdes så liten som mulig.
    • Det er ikke nødvendig å bruke høyoppløselige bilder o. l.
  • For de avsendere som velger at utskriftstjenesten skal printe adresseinformasjonen rett på brevets forside, så må første side på brevet ha et blankt felt for utskrift av informasjonen som skal vises i vinduet på konvolutten. Størrelsen på det blanke feltet skal være 12,5 cm bredde og 8,9 cm høyde. Les mer om dette og se eksempler på feltet der adresseinformasjon printes her.

Avsender sin logo - synlig på utsiden av konvolutten

Alle avsendere blir satt opp med en logo som skrives ut på forsidearket dersom ikke annet avtales. Logoen vil skrives ut enten i farger eller sort/hvit, avhengig av hva avsender velger på utskriften. Logoen er synlig i vinduet på konvolutten.

Hvordan er konvoluttene som brukes?

  • Hvit konvolutt, med et vindu der tekst fra forsidearket vises
  • Ingen logo på konvolutten, avsender sin logo er synlig i vinduet
  • Hvis det er mindre enn 7 ark, er konvolutten av type C5
  • Hvis det er fra 7 og opp til 99 ark, er konvolutten av type C4
  • Alt fra og med 100 ark og oppover leveres som en eller flere bedriftspakker.

Hvordan håndteres returpost?

Avsender oppgir for all fysisk post alltid en returpostadresse, uansett hvordan returpost skal håndteres.

Avsender velger for hver forsendelse hvordan returpost skal håndteres. Avsender har to valg:

  • DIREKTE_RETUR = Returposten blir sendt direkte til adressen angitt som returpostadressen. Ingen videre oppfølging av utskrifts- og forsendelsestjenesten.
  • MAKULERING_MED_MELDING = All post får lagt på et EA-merke og en strekkode på forsidearket. Returpost blir sendt til Posten sin EA-tjeneste der strekkoden blir skannet, melding om returpost blir sendt til avsender, og brevet blir makulert.

Feltet som brukes for å styre dette er FysiskPostReturhaandtering.

Post (tidligere A- eller B-post)

Fra 1. januar 2018 opphørte skillet mellom A- og B-post. Mer informasjon om leveringstider og betingelser finnes på Posten sine nettsider:

(Utgår: Feltet som brukes for å styre dette er FysiskPostType.)

Farge eller sort/hvit?

Avsender velger for hver forsendelse utskriftsjobben brevet blir en del av. Det er to forskjellige utskriftsjobber, en for fargeutskrift og en for sort/hvit. Utskriftstype avgjør fargen på alle ark inklusive forssidearket. Hver utskriftstype har forskjellig pris.

Feltet som brukes for å styre dette er Utskriftsfarge.

Hvilke valideringer gjør utskriftstjenesten?

Utskriftstjenesten validerer de fleste av kravene til utforming av brev, men ikke alle. Avsender har ansvaret for å sikre at de sender forsendelser som overholder kravene over. Det anbefales at avsender validerer dokumentene før forsendelse. Dette gjøres ved bruk av følgende javabibliotek: https://github.com/digipost/printability-validator/.

Kravet om 18 mm venstremarg blir ikke validert av utskriftstjenesten. Valideringen er skrudd av slik at avsender KAN sende dokumenter med mindre enn 18 mm venstremarg, dersom avsender ikke har mulighet til å overholde dette kravet. Utskriftstjenesten vil da overskrive deler av eventuell informasjon som er nærmere enn 18 mm når utskriftstjenesten tilfører en strekkode og et nummer. 

Hvordan ser standard forsideark ut?

For alle brev lages det et forsideark som legges ved forsendelsen, hvis ikke annet er avtalt.

Dette forsidearket har følgende informasjon:

  • Adressen til mottaker
  • Returpostadressen
  • Avsender sin logo

I tillegg kan det vises informasjon om returposthåndtering dersom avsender bruker dette.

Innholdet på forsidearket vises i vinduet på konvolutten.

Kan en sende uten standard forsideark?

For de avsendere som ikke ønsker at det legges på et eget forsideark, må første side på brevet ha et blankt felt for utskrift av informasjonen som skal vises i vinduet på konvolutten.

Størrelsen på den blanke feltet er 12,5 cm bred og 8,9 cm høy.

De virksomheter som ønsker å ta i bruk denne funksjonaliteten må ta kontakt med Difi.

Hva med ark som er litt større enn A4?

Utskriftstjenesten har mulighet for å øke toleransegrensen for kontroll av formatet på PDFen.

Dette er konfigurerbart per avsender, og standardverdien er satt til 10 mm i både bredden og høyden.

Om dokumentet er større enn A4 og innenfor terkselverdi, vil utskriftstjenesten kutte ned til A4. Ark større enn A4 vil kuttes på høyre side og under. Det vil ikke bli foretatt noe skalering, kun kutting.

Sikkerhet

Produksjon hos leverandøren begynner ved at en kryptert fil med et PDF-sett blir sendt fra Digipost til leverandørens prosessering i Landskrona, Sverige, over en sikker, kryptert forbindelse. Ved prosessering blir PDF konvertert til AFP og klargjort for print. Prosessert AFP-sett sendes deretter til print til produksjon i Oslo, Norge, over en sikker, kryptert forbindelse. Ved mottak i Oslo blir prosessert AFP-sett printet, konvoluttert og levert til Bring for levering med postbud.

Overføringen av data mellom Digipost og Parajett Norge, inkludert overføring internt hos leverandøren, skjer over sikre forbindelser, hvor filene i tillegg er kryptert og kun kan dekrypteres ved hjelp av printleverandørens privatnøkkel. All lagring av filene skjer kryptert, med unntak av når filene prosesseres og klargjøres for print, og når filene overføres til produksjonsutstyret for fysisk utskrift. I tillegg til kryptering av dataene beskyttes leverandørens interne nettverk av brannmur og sterk tilgangskontroll. Leverandøren har også etablerte rutiner for oppdatering av infrastruktur.

Fysiske utskrifter som avventer konvoluttering eller makulering oppbevares inne i produksjonslokalet. For de fleste printjobber vil dette være i form av en stor rull, mens for mindre printjobber i form av en stabel med ark. Det er vanskelig å unngå at de ansatte i noen grad har tilgang til å se innholdet i fysiske utskrifter, da dette er en forutsetning for at de skal kunne utføre arbeidsoppgavene sine. I praksis vil dette gjelde få brev, siden behandling av fysiske utskrifter i all hovedsak gjøres automatisk av produksjonsmaskineri. De ansatte får opplæring i informasjonssikkerhet, og må signere en taushetserklæring.

Etter konvoluttering blir brevene oppbevart i lukkede kasser frem til de blir overlevert transportør som er underlagt Postloven.

Parajett Norge har rutiner for håndtering av makulering, som skjer ved hjelp av en egen maskin i produksjonslokalene. De fysiske utskriftene blir kuttet opp i svært små biter, blandet ved hjelp av et syklonkammer, og presset sammen i en komprimator.

Parajett-konsernet har et styringssystem for informasjonssikkerhet sertifisert etter ISO 27001:2013 gyldig fra 04.06.2017 til 04.06.2020. Scope for sertifiseringen er: Sales, development, production and distribution of physical and digital documents in marketing- and business communication to companies and private persons and also related graphical products and services in accordance with statement of applicability, version 5.

 

 

Deldette

Hjelp oss å bli bedre

Fant du det du lette etter?

Tilbakemeldinger blir ikke besvart. Gå til siden med kontaktinformasjon hvis du trenger hjelp.

* Påkrevd

Hjelp oss å bli bedre
*